O que é Workflow e por que entender seus termos é tão importante?
Workflow, ou fluxo de trabalho, é uma sequência estruturada de atividades e tarefas que têm um objetivo final. No contexto empresarial, ele é usado para organizar processos, ganhar produtividade e garantir que nenhuma etapa crítica seja esquecida. Para navegar com eficiência por qualquer sistema de workflow, é essencial dominar os termos mais usados.
Este artigo apresenta um glossário claro e objetivo com os principais termos de workflow, ajudando você a padronizar processos e se comunicar melhor com sua equipe. Inclusive, ferramentas como Zapier e Pipefy já utilizam essa terminologia em seus fluxos automatizados.
1. Tarefa (Task)
A tarefa é a menor unidade executável dentro de um workflow. Representa uma ação individual, como “enviar e-mail de boas-vindas” ou “preencher contrato de admissão”. Tarefas podem ser realizadas por uma pessoa, sistema ou ambas as partes.
Identificar bem as tarefas facilita a divisão de responsabilidades e evita sobreposição de esforços. Cada tarefa deve ser objetiva e mensurável.
Em ferramentas de workflow, cada tarefa costuma ter um prazo, status e responsável. Isso ajuda no controle de desempenho e no cumprimento de SLAs.
Automatizar tarefas repetitivas é uma das formas mais diretas de aumentar a produtividade no departamento pessoal e áreas administrativas.
2. Atividade (Activity)
A atividade é composta por uma ou mais tarefas agrupadas logicamente. Ela representa uma fase maior de um processo, como “Admissão”, “Férias” ou “Desligamento”.
Organizar atividades ajuda na visualização macro do processo. Quando você entende quais atividades existem, fica mais fácil gerenciar entregas e recursos.
Atividades podem ser interdependentes e sequenciais. A conclusão de uma atividade pode ser o gatilho para iniciar outra.
Ferramentas como BPMN (Business Process Model and Notation) ajudam a mapear atividades em fluxogramas visuais, deixando tudo mais compreensível para a equipe.
3. Etapa (Stage)
Etapas são divisões dentro do workflow que representam o progresso do processo. Diferente da tarefa, que é executável, a etapa é uma marca de status. Exemplos: “Em análise”, “Aprovado”, “Concluído”.
Ter etapas claras permite que qualquer pessoa entenda em que ponto do processo está cada solicitação ou projeto.
É comum associar cores ou indicadores visuais a cada etapa para facilitar a leitura em ferramentas visuais como Kanban.
Etapas também são úteis para análises de produtividade, como tempo médio entre “entrada” e “conclusão” de uma solicitação.
4. Gatilho (Trigger)
Gatilho é o evento que inicia uma ação no fluxo. Pode ser manual (um clique do usuário) ou automático (mudança de status, preenchimento de campo, etc.).
Um exemplo prático: ao concluir o cadastro de funcionário, dispara-se um gatilho que envia os dados para o contador.
Gatilhos tornam os workflows dinâmicos e evitam que tarefas dependam da memória dos usuários. Eles são comuns em ferramentas como Zapier, Integromat e CRMs.
Usar bem os gatilhos é essencial para construir processos inteligentes, que se autoalimentam e exigem menos intervenção humana.
5. Aprovação (Approval)
Aprovações são checkpoints dentro do processo que exigem validação antes de seguir. São comuns em workflows de RH, financeiro, jurídico e compras.
Elas garantem que decisões importantes passem pelo crivo de um responsável ou setor antes de virar ação.
Boas ferramentas de workflow permitem aprovações por níveis (ex: liderança, diretoria) e com prazos definidos. Isso evita gargalos.
Automatizar aprovações com notificações ajuda a manter o fluxo constante, reduzindo atrasos e retrabalho.
6. Entrada (Input)
Input é qualquer dado, documento ou informação necessária para iniciar uma tarefa ou etapa. Exemplo: CPF, currículo, folha de ponto.
Workflows eficientes validam se o input está correto antes de passar para a próxima fase. Isso evita retrabalho e falhas.
É importante padronizar os formatos dos inputs. Usar formulários estruturados reduz erros e acelera o fluxo.
Ferramentas como Google Forms, Typeform ou automações via API ajudam a capturar inputs diretamente do usuário.
7. Saída (Output)
Output é o resultado da tarefa ou atividade realizada. Pode ser um arquivo, uma decisão, uma notificação ou um status.
No caso de um processo de férias, por exemplo, o output pode ser o aviso de férias gerado e enviado para o colaborador.
Outputs são importantes para medir se a tarefa foi executada com sucesso e se está pronta para seguir no fluxo.
Documentar os outputs esperados por tarefa ajuda a manter a padronização e garantir conformidade.
8. Fluxo Condicional
É quando o workflow segue caminhos diferentes com base em uma regra ou condição. Exemplo: “Se o tipo de contrato for CLT, vá para etapa X; se for PJ, vá para etapa Y.”
Essa flexibilidade torna os processos adaptáveis, permitindo que múltiplos cenários sejam tratados no mesmo fluxo.
Ferramentas como Pipefy, Monday ou Power Automate permitem configurar regras condicionais com facilidade.
Usar fluxos condicionais corretamente evita a criação de múltiplos processos redundantes e facilita a manutenção dos fluxos.
9. Responsável (Assignee)
O responsável é quem deve executar ou revisar uma tarefa ou etapa. Pode ser uma pessoa, um time ou um sistema automatizado.
Definir bem os responsáveis evita confusões e melhora o cumprimento dos prazos. Muitas plataformas permitem atribuições dinâmicas com base em regras.
É comum também associar responsáveis por área: RH, Financeiro, Jurídico, etc.
Além disso, algumas ferramentas permitem reatribuições e substituições temporárias para cobrir férias ou ausências.
10. SLA (Service Level Agreement)
SLA define o tempo máximo para realizar uma tarefa ou responder uma solicitação. É uma métrica comum em áreas operacionais e suporte.
Estabelecer SLAs ajuda a criar previsibilidade e medir desempenho. Por exemplo: “Cadastro de novo colaborador deve ocorrer em até 48h após aprovação.”
Sistemas de workflow podem emitir alertas ou escalonamentos quando o SLA está perto de expirar.
SLAs não devem ser vistos como “pressão”, mas sim como contratos de produtividade com base na capacidade do time.
Crie uma cultura de processos com vocabulário claro
Entender e aplicar corretamente esses termos no dia a dia ajuda a criar uma cultura organizacional mais eficiente, colaborativa e mensurável. Quando toda a equipe fala a mesma “língua de processos”, fica mais fácil automatizar, medir e melhorar.
Se você está começando a estruturar workflows em sua empresa, comece pequeno: documente os termos, mapeie os processos mais críticos e escolha uma ferramenta visual para te ajudar. Com o tempo, os ganhos em produtividade e organização são imensos.